Prihodnost upravljanja s poslovno tehnologijo (BT)

Posted on 17/12/2012

0


Poslovni in IT direktorji so ob sprejemanju odločitev, povezanih s tehnologijo, vedno uporabljali neko vrsto tehnološkega upravljanja. Z njeno razširitvijo v poslovne oddelke in integracijo v poslovne procese je to postajalo vedno bolj zapleteno. Današnji načini upravljanja s tehnologijo se med sabo razlikujejo zaradi naslednjih treh dejavnikov:

poslovni deležniki imajo različna pričakovanja od IT. V nekaterih podjetjih vidijo IT kot internega dobavitelja tehnologije in od njega pričakujejo, da podpira aplikacije in naprave, ki so v uporabi. V drugih podjetjih pa IT soustvarja osnovne poslovne platforme in optimizira poslovne procese v poslovnih oddelkih. Na osnovi te razdelitve je Forrester izdelal dva organizacijska arhetipa: usklajeni oddelek IT in opolnomočeni oddelek poslovne tehnologije. V podjetjih, kjer imajo opolnomočeni oddelek poslovne tehnologije, koordinacijski odbori, ki jih vodijo generalni direktorji, usmerjajo fokus IT na poslovno učinkovitost in inovativnost. V nasprotju s tem pa v podjetjih, ki imajo usklajeni oddelek IT, koordinacijski odbori, ki jih vodijo finančni direktorji, usmerjajo fokus IT v zanesljivost skozi transparentne in konstantno manjšajoče se stroške.

– IT direktorji različno uspešno sodelujejo s poslovnimi deležniki. Logično je, da sposobnost sodelovanja IT direktorjev s poslovnimi deležniki in aktivno vodenje poslovno usmerjenih tehnoloških odločitev lahko naredi razliko v upravljanju. Forresterjevi podatki kažejo, da imajo podjetja z zrelimi poslovnimi arhitekturami tudi zrelejši proces odločanja in so zmožna boljšega pozicioniranja poslovne tehnologije med težnjami po izboljšanju izkušenj strank, zmanjševanju stroškov, boljši uporabnosti inovacij in zmanjševanju nastajanja odpadkov. V teh podjetjih imajo CIO-ti pogosto dvojno vlogo – kot lastniki tehnologije in poslovni arhitekti. V tej dvojni vlogi ženejo razvoj tehnike upravljanja in olajšujejo njeno izvajanje ter skrbijo, da poslovni deležniki (in ne IT) sprejemajo ključne, s tehnologijo povezane odločitve, kot npr., kakšen je budžet za IT, kateri viri so na voljo in kako se uporabljajo.

– glede na zgradbo IT organizacije razvijajo različne načine upravljanja. Danes ima skoraj vsaka organizacija portfelj IT virov, ki ga sestavljajo sistemi vključenosti in sistemi zapisa. Sistemi zapisa so aplikacije in podatkovna skladišča, ki podpirajo transakcijske procese (kot npr. sistemi ERP in core bank) in na čigar osnovi so oddelki IT v zadnjih desetletjih gradili tradicionalni sistem upravljanja s tehnologijo. Sistemi vključenosti pa dopolnjujejo organizacijske vložke v sisteme zapisa. Na temelju mobilnosti, družbenih medijev, oblaka in analitičnih inovacij zagotavljajo primeren dostop do storitev, ki jih zagotavlja IT, ter skrbijo za medoddelčno sodelovanje. Nekateri od sistemov vključenosti so pod neposrednim nadzorom poslovnih deležnikov in oddelki IT sploh ne vedo, da obstajajo. Posledica tega je lahko, da imajo lahko organizacije v različnih oddelkih različne modele upravljanja s tehnologijo, ki so med seboj različno povezani/nepovezani.

Osnove upravljanja s poslovno tehnologijo (BT) so jasno definirane in dobro razumljene

 

V praksi so načini upravljanja s tehnologijo različni, a so osnovni elementi dobrega upravljanja s tehnologijo jasno zapisani v okviru COBIT 5 (Control Objectives for IT version 5). Vprašanje, ki si ga zastavljajo podjetja, je, ali se morajo ti načini dobrega upravljanja s tehnologijo spremeniti in v kolikšni meri se spreminjajo v postopku prehoda organizacij iz informacijske tehnologije v poslovno tehnologijo ter predvsem v primeru, ko poslovni deležniki uporabljajo in upravljajo pametne tehnologije, ki so izven neposredneganadzora IT. Glede na COBIT 5 Forrester izpostavlja naslednji dve stvari:

pet načel, ki določajo dobro upravljanje s tehnologijo v organizacijah. Načela COBIT 5 kot smisel tehnologije navajajo zadovoljevanje potreb deležnikov. Kot upravljanje tehnologije navajajo pokrivanje vseh poslovnih in funkcionalnih procesov znotraj organizacije. Načela COBIT 5 upravljanje s tehnologijo definirajo tudi kot proces, ki se razlikuje od vodenja in je usmerjen k olajšanju procesa odločanja med različnimi interesi deležnikov in mora biti vpeljano kot enoten okvir znotraj organizacije.

sedem omogočevalcev določa, kako mora biti upravljanje s tehnologijo uveljavljeno v praksi. Omogočevalci so dobre prakse, povezane s procesi, strukturami, kulturo in obnašanjem; politiko in metodologijo; virov, ki vključujejo storitve, aplikacije in infrastrukturo; ter informacije in ljudi vključno z njihovimi znanji in sposobnostmi. Te dobre prakse in viri skupaj omogočajo organizaciji, da ustvarja vrednost in zagotavlja poslovne rezultate.

Pet smernic upravljanja s poslovno tehnologijo

Forrester je intervjuval 25 strokovnjakov za upravljanje in tehnologijo in preučil 17 študij primerov. Kot osnovo so vzeli načela COBIT 5 in identificirali naslednjih 5 smernic upravljanja s poslovno tehnologijo:

1. tehnologijo naredite za sestavni del poslovne strategije. Že več kot dve desetletji se direktorji IT s svojimi poslovnimi kolegi spoprijemajo s počasnimi in mnogokrat neučinkovitimi procesi oblikovanja IT strategije, katere cilj je zaobjeti poslovne zahteve, določiti prioritete, načrtovati procese in nadzirati njihovo izvajanje. V obdobju osredotočenosti na stranko ta način postaja vedno bolj zastarel. Namesto da posredujejo zahteve IT-ju, se poslovni deležniki ukvarjajo s strankami s pomočjo sistemov vključenosti in pogosto sprejemajo tehnološke odločitve brez posvetovanja z IT. Za organizacije, ki uporabljajo k strankam usmerjene tehnološke strategije, postane upravljanje s poslovno tehnologijo strateški odločevalski proces, ki je usmerjan z vrha organizacije in katerega cilj je uravnotežiti potrebe različnih deležnikov in podpirati dobavo jasno izraženih poslovnih rezultatov.

2. zagotovite medoddelčno poslovno usklajenost. Cilj dobrega upravljanja, ki je maksimiziranje vrednosti vložkov v tehnologijo v celotni organizaciji, ne more biti dosežen, če se v različnih oddelkih uporabljajo različni načini upravljanja s tehnologijo. Kot primer lahko navedemo intenzivno forsiranje razvoja novega sistema vključenosti z neupoštevanjem zmožnosti zalednega IT sistema. Organizacije, ki prehajajo k poslovni tehnologiji, se temu lahko izognejo le tako, da medoddelčno uskladijo poslovne procese in zagotovijo, da so tehnološke zmožnosti, ki so potrebne za izvajanje, usklajene znotraj organizacije.
3. ohranite enoten okvir. Dobro upravljanje s poslovno tehnologijo zajema celotno organizacijo in ne samo oddelek IT. Njen cilj je izpolnjevanje poslovnih zahtev in ne interno dobavljanje tehnoloških projektov in IT infrastrukture. Kot sestavni del novega organizacijskega vodenja upravljanje s poslovno tehnologijo zadeva vse sisteme v organizaciji in z njimi povezane tehnologije, tako kot vsak drug poslovni resurs ali proces, s katerim se mora ukvarjati organizacija. Upravljanje s poslovno tehnologijo bo zagotovilo, da so tehnološke storitve zagotovljene po konkurenčnih cenah in zadostujejo zahtevanim standardom skladnosti.
4. izobrazite osebje in demokratizirajte proces odločanja. Tradicionalno je bilo upravljanje z informacijsko tehnologijo zadolžitev upravnih odborov in tako bo tudi v prihodnje, saj so ti direktorji odgovorni za uspeh organizacije. Pa vendar bolj ko se tehnologija širi po organizaciji in se prepleta s poslovanjem, mora postati upravljanje s tehnologijo bolj razpršeno in vključevati vse deležnike na več hierarhičnih ravneh. Ta bolj demokratični pristop zahteva od podjetij razvoj nekaj novih zmožnosti, kot so:
– interesne skupine (communities of practice), ki zajemajo mnenja zaposlenih, razumejo njihove vedenjske vzorce in pridobivajo njihovo strinjanje s spremembami;

– formalne procese in orodja za vključevanje in sodelovanje, ki podpirajo široko vključenost in odziv zaposlenih;

– podporo vrha organizacije, trajno lastništvo nad procesi in njihovo omogočanje na srednji ravni ter izobraževanje na osnovni ravni, ki zaposlenim omogoča prispevanje.

5. vodite upravljanje s tehnologijo zunaj dobavne verige IT. COBIT 5 princip »ločite vodenje od upravljanja« jasno razlikuje med različnima tipoma aktivnosti, ki služita različnim namenom. Vodenje zajema načrtovanje, dodeljevanje in nadzor nad nalogami ter poročanje o izvajanju znotraj projektov in dnevnih operacij. Po drugi strani pa se upravljanje izvaja zunaj projektov in operacij, njegov cilj pa je ustvarjanje in podpora usmerjevalnim zmožnostim, ki so potrebne za ocenitev zmožnosti in pogojev, dajanje smernic in spremljanje skladnosti s planom ter njegovo izpolnjevanje. Razumevanje razlik med tema tipoma je ključno pri ustvarjanju upravljanja s poslovno tehnologijo in pomaga razjasniti vloge in zadolžitve različnih deležnikov, ki lahko imajo nasprotujoče poglede na to, kaj je treba narediti in na kakšen način, da bi bili doseženi cilji organizacije.

Dobro upravljanje s tehnologijo je upravljanje s poslovno tehnologijo – zavestno prizadevanje vodstva organizacij k ustvarjanju strategij, struktur, procesov in meril za upravljanje s tehnologijo s ciljem izboljšati poslovne rezultate. V preteklosti se je upravljanje s tehnologijo osredotočalo na oddelke IT, ki so bili glavni dobavitelji tehnologije v organizaciji. Ta tradicionalni model se danes spreminja, saj organizacije vedno bolj uporabljajo nove tehnologije, kot so mobilnost, družbenost, oblak, analitika, upravljanje s poslovnimi procesi, ki so pogosto upravljani s strani deležnikov zunaj nadzora IT. Zaradi tega morajo vodstva organizacij osvežiti tradicionalni način upravljanja s tehnologijo, razumeti smeri razvoja in identificirati najprimernejše načine upravljanja s poslovno tehnologijo.

Dimitrije Jović, povzeto po The Future of Business Technology Governance, Alexander Peters, Forrester Research, 2012