Prenosna prodajna pisarna SFA.Mobile

Posted on 17/12/2012

0


V prodaji je tako, da če smo daleč od ljudi, bo tudi rezultat daleč od pričakovanj. Nekoč pred leti, ko sem bil tudi sam zelo aktiven v prodaji, me je direktor podjetja, v katerem sem bil zaposlen, poučil o svoji definiciji ali delitvi zaposlenih v prodaji. Po njegovem obstajata dva tipa ljudi v prodaji. Komercialisti, ki v glavnem svoje delo opravijo v pisarni, s kupci komunicirajo po telefonu in elektronski pošti in običajno realizirajo prodajo na iniciativo kupca. Drugi tip prodajnega osebja pa so “prodajalci”, ki jih je označil kot proaktivne lovce na potencialni posel. Svoje delo opravljajo večinoma na terenu, pri strankah. Predstavljajo rešitve in so korak pred kupci, ustvarjajo njihovo povpraševanje in zaključujejo prodajo, ki temelji na njihovi iniciativi. Hotel nam je dopovedati, da je za to, da bo prodaja biti pri strankah. Naganjal nas je iz pisarne »na teren«.
Vendar pa imajo prodajalci na terenu le malo informacijske podpore, da bi lahko po sestankih dokončalo svoje delo. Tako se po opravljenih sestankih vračajo v pisarne, kjer pripravljajo ponudbe, dopolnjujejo ali popravljajo obstoječe, pripravljajo zapisnike sestankov. To od njih zahteva, da delajo do poznih popoldanskih ur. Menedžment pa v teh kriznih časih želi imeti prodajo še bolj pod kontrolo. Od prodajalcev se zahteva spremljanje in ažuriranje lastnih prodajnih priložnosti, vodenje celotne interakcije s potencialnimi kupci. Vse to pa zahteva še dodaten čas.
Kakšna je situacija danes?
Prodaja pri svojem delu uporablja različna orodja. Najprej, ko je prodajalec na terenu, predvsem v obliki beležnic in pisala, ter tiste informacije o stranki in poslovanju z njo, ki si jih uspe zapomniti. Po prihodu v pisarno je treba te informacije prepisati v zapisnike sestankov v običajno neko obliko sistema CRM, kjer podjetje vodi kontakte s stranko. Te zapiske je običajno treba poslati še stranki po elektronski pošti. V nekem sistemu ERP se pripravljajo ponudbe, ki jih natisnejo v dokumente PDF in jih posredujejo stranki po elektronski pošti. Če gre za kompleksno ponudbo, jo je morda treba pripraviti v urejevalniku besedila, kalkulacijo pa običajno pripraviti kar v urejevalniku preglednic.
Zraven tega pa menedžment zahteva spremljanje prodajnega lijaka, pa je to treba vse skupaj prepisati v sistem CRM. Običajno so vse te aplikacije nepovezane, kar od uporabnikov zahteva kar nekaj dvojnega dela in prepisovanja iz sistema v sistem. Tudi takrat, ko se zadeve spreminjajo in dopolnjujejo in jih je treba ažurirati.
Ali ste se že kdaj vprašali, ali vsi zaposleni v podjetju razumejo, zakaj vodijo prodajne priložnosti v sistemu CRM? Ali jim je jasno, zakaj vpisujejo zapise interakcij s kupci na priložnosti? Ali pa le menijo, da je to samo način, kako jih nekdo od tam zgoraj nadzoruje, da vidi, ali sploh kaj delajo?
Če zaposleni ne vidijo, kaj je v tej škatli za njih, potem se bodo izogibali njeni uporabi, posledično pa bo korist bistveno nižja, kot pa bi lahko bila. Prodajno osebje običajno ni naklonjeno spremembam, še posebej takrat, ko ne verjame, da lahko sprememba prispeva k izboljšanju njihove prodaje. Zagotoviti je treba, da razumejo spremembo, zakaj je pomembna za podjetje, kako bo sprememba vplivala na njihovo delo in kaj je “v tej škatli za njih” (WIIFM).
Želja vodstva je popolni nadzor nad prodajo in umetniki prodaje
Menedžment podjetja in prodaje želi imeti prodajno aktivnost in priložnosti pod kontrolo. Ker ni možno, da bi bili seznanjeni z prav vsemi aktivnostmi in priložnostmi, želijo ocenjevati stanje na podlagi poročil, ki jih zahtevajo od svojih podrejenih ali pa jih pridobivajo iz različnih sistemov.

Slika 1: Zasledovanje ciljev prodaje s pomočjo poročevalskega sistema.

Slika 1: Zasledovanje ciljev prodaje s pomočjo poročevalskega sistema.

Na podlagi poročil in kazalnikov doseganja zastavljenih ciljev ima menedžment podjetja možnost sprejemanja taktičnih in operativnih odločitev, da bi te cilje dosegli. Informacije, ki se zagotavljajo v sklopu poročanja o prodaji, so še posebej pomembne v primerih, ko gre za kompleksne prodaje in imajo te prodaje dolge cikle.
Prodaja je v glavnem umetnost, kako se prodajno osebje znajde v določeni prodajni situaciji, le delno pa je znanost, to je, kako naj bi prodajni proces potekal, da bi ga lahko nenehno ponavljali. Če bi bila prodaja zgolj znanost, potem človeški faktor sploh ne bi bil potreben in verjetno na tem področju ne bi potrebovali nikogar od zaposlenih, ampak bi ob današnji tehnologiji to opravili kar stroji. Tako ima menedžment na eni strani zahtevo po strukturirani obliki vodenja priložnosti, na drugi strani pa umetnike, ki za to ali nimajo časa ali pa se strukturiranemu vodenju priložnosti izmikajo, ker ne razumejo namena. To slednje pa je verjetno še slabše od neažurnih podatkov, saj o dogajanju sploh nimamo informacij.
Kako torej ponuditi enim in drugim nekaj, s čemer bi bili oboji zadovoljni?
Prenosna prodajna pisarna SFA.mobile
SFA ali Sales Force Automation predstavlja informacijske rešitve, ki omogočajo prodajnemu osebju izvajanje prodajne aktivnosti. Take informacijske rešitve običajno omogočajo naslednje funkcionalnosti:
– Upravljanje kontaktov s strankami (Contact Management)
– Vodenje zapisnikov sestankov in njihova skupna raba
– Seznam prodajnih produktov s cenami
– Izdelavo ponudb vključno z izdelavo naročila ob potrditvi
– Koledarje in naloge
– Seznam strank in kontaktnih oseb vključno s pripadajočimi kontaktnimi podatki
Predstavljajmo si, da združimo v eni aplikaciji, v enem uporabniškem vmesniku in na prenosni napravi (tabličnem računalniku) vse te funkcionalnosti. Ravno to želimo zagotoviti z mobilno aplikacijo SFA.mobile.

Slika 2: Delovnik mobilnega prodajnega osebja.

Slika 2: Delovnik mobilnega prodajnega osebja.

Z njeno uporabo si predstavljamo mobilno prodajo kot sledi opisano v naslednjem scenariju:
– na določeni dan v tednu se prodajna ekipa sestane na prodajni koordinaciji, kjer na osnovi informacij, ki jih dobijo iz centralnega poročevalskega sistema (temelji na CRM). Na prodajni koordinaciji se ugotovi status, kje smo pri doseganju prodajnih ciljev. Pregledajo se aktivnosti preteklega tedna in dogovori se glede aktivnosti v aktualnem. Prodajno osebje preko centralnega sistema CRM dobi dogovorjene naloge. Naloge se prenesejo na tablični računalnik v koledar in opravila, prav tako pa tudi v pametne telefone.
– Uporabnik SFA.mobile ima na terenu dostop do vseh informacij, ki jih potrebuje, da bi lahko uspešno opravljal svoje delo (vpogled v informacije o stranki, ponudbah, zgodovini komunikacije, v produktni katalog, naročila …). Tako se lahko na poti pred vsakim naslednjim sestankom dobro pripravi z vpogledom v sistem.
– Na sestanku pri stranki lahko v tabličnem računalniku takoj sestavi ponudbo in jo uskladi s stranko. Ponudbo pošlje iz SFA.mobile s pritiskom na gumb tudi stranki.
– Po sestanku povzame svoje misli v zapisnik sestanka in ga s pritiskom na gumb posreduje tudi stranki.
– Ker je ponudbo posredoval stranki po elektronski pošti, ga SFA.mobile čez 2 dni spomni, da naj pokliče stranko in povpraša o odločitvi glede ponudbe. V klicu doseže dogovor in izvrši naročilo, ki se prenese v zaledni sistem, sodelavci v skladišču pa poskrbijo za dobavo, o čemer pa je seveda obveščen preko svoje prenosne pisarne.
– Po dobavi blaga ga SFA.mobile spomni, da pokliče stranko in preveri zadovoljstvo z dobavo.
– S svojo prodajno potjo nadaljuje do naslednjega zbora prodaje na prodajni koordinaciji, kjer se na osnovi sistema poročanja spet ugotavlja status doseganja ciljev, se ugotovijo pretekle aktivnosti in načrtujejo nove.
Informacijska podpora mobilni prodaji je odgovor na potrebe prodaje in vodstva
Funkcionalnosti, ki smo jih omenili in jih prodaja potrebuje za opravljanje svoje funkcije, so v glavnem zajete v t. i. sistemih CRM. To pomeni, da CRM kot centralni informacijski sistem zadostuje zahtevam prodaje, obenem pa omogoča, da ima vodstvo prodaje centralni nadzor nad dogajanjem v prodaji preko poročevalskih sistemov. Vso funkcionalnost aplikacij SFA pa s SFA.mobile zagotovimo prodajalcem preko tabličnega računalnika tudi na terenu.
Centralna aplikacija CRM omogoča tudi, da s pomočjo konfigurabilnih delovnih tokov omogočimo opominjanje, eskalacije in dodeljevanje nalog. S tem zagotovimo, da prodajnemu osebju ni treba razmišljati, kaj je naslednji korak v prodaji. Lahko se osredotoča na naslednjega. Zaradi integracije sporočilnega sistema s sistemom CRM pa so te naloge in opomniki distribuirani tudi na vse naprave, ki jih uporabnik pri svojem delu uporablja, tudi v koledar na »pametnem« mobilnem telefonu. Tako je prodajalec v vsakem primeru opozorjen, da ne bi pozabil na katero od nalog, ki jih mora opraviti.
Ključni komponenti rešitve, ki omogočata pokritje zahtev vseh udeležencev v procesu upravljanja prodaje, sta:
– centralni sistem za poročanje, ki temelji na podatkovni bazi CRM in omogoča vodstvu vpogled v stanje aktivnosti prodaje in stopnje doseganja ciljev kadarkoli in kjerkoli. Na osnovi nadzornega sistema lahko tako menedžment sprejema operativne in taktične odločitve za dosego prodajnih ciljev;
– tablični klient za CRM, ki zagotavlja prodajalcem dostop do vseh funkcionalnosti informacijskega sistema kjerkoli na terenu. S tem je zagotovljeno, da lahko prodajalci več svojega produktivnega prodajnega časa namenijo strankam, saj ni potrebe po vračanju v pisarno. S svojo uporabo aplikacije pa zagotavljajo ažurne informacije v centralni sistem. Zagotovitev funkcionalnosti, ki jih prodaja potrebuje, zagotavlja višjo stopnjo izrabe rešitve CRM, višje zavedanje o razlogih spremljanja procesa prodaje in posledično višjo kakovost podatkov.

Slika 3: Koncept prenosne prodajne pisarne.

Slika 3: Koncept prenosne prodajne pisarne.

Forrester je v svojem poročilu “Another Year of Outperformance for the Tech Industry — Forrester’s 2011 Tech Industry Predictions.” navedel, da je mobilnost največji samostojni trend v tehnološki industriji, ki prekaša celo trend računalništva v oblaku. Mobilna uporaba poslovnih aplikacij se hitro povečuje, vodena pa je z velikim povečanjem uporabe pametnih telefonov in tabličnih računalnikov, saj se tako zaposleni kot tudi delodajalci vedno bolj zavedajo, da jim mobilne naprave omogočajo opraviti več dela v krajšem času.

Slavko Mislej