BPM – kdor investira, profitira

Posted on 17/12/2012

0


Praktično vsi ljudje, ki karkoli počnemo, smo del nekih procesov. Celo živali in predmeti so del procesov. Proces je beseda, ki označuje abstrakcijo nekega zaporedja dejanj s predvidenimi začetnimi in končnimi stanji.
V svetu informatike koncept procesiranja poznamo že iz same zasnove računalnika. Uporabniku vhodna naprava (na primer miška) omogoča proženje nekega signala. Ob sestavljanju novega elektronskega sporočila bo klik na gumbek “Pošlji” povzročil procesiranje tega signala. Vhodne informacije o tem, kje se je nahajal kazalec miške v trenutku, ko je klik nastal, in informacije o tem, nad katerim programskim oknom se je to zgodilo, bodo procesorju v računalniku omogočile pravilno izvajanje nekega zaporedja opravil, ki sledi iz teh vhodnih parametrov. Procesor bo najbrž moral preveriti obstoj nekaterih informacij, kot je na primer informacija o prejemniku e-pošte, potem pa bo izvedel korake, ki so predpisani za proces pošiljanja elektronskega sporočila, dokler ne bo dosegel končnega stanja. Odlaganje e-poštnega sporočila na strežnik v seznam sporočil za pošiljanje je lahko na primer takšno končno stanje.
O tem, kako uspešno in optimalno v poslovnem okolju potekajo procesi, se včasih sicer vprašamo, a pogosto procesi tečejo kar “sami od sebe”. Velika podjetja so nastajala iz malih organizacij, kjer se je za vsakogar točno vedelo, kaj počne, on ali ona pa je tudi točno vedel/a, kako mora to početi. Na tem mestu se tako srečamo še s poslovnimi procesi, ki jih lahko razdelimo v tri glavne skupine:
• procesi vodenja – so ključni za delovanje celotnega sistema (npr. strateški menedžment);
• operativni procesi – se nanašajo na jedro delovanja podjetja (npr. naročanje, proizvodnja, prodaja);
• podporni procesi – podpirajo operativne procese (npr. računovodstvo, kadrovanje in podobno).
Firma Zmede, d. d.
Poslovni procesi so v velikih organizacijah zelo pomembni. Predstavljajmo si na primer podjetje Zmede, d. d., ki je razpršeno po različnih koncih Slovenije. Sedež imajo v Zgornjem Tuštanju, zato enostavno ne morejo brez prodajnih poslovalnic v Ljubljani, Celju, Mariboru, Kranju, Kopru … Čeprav s pomočjo programskih rešitev, kakršne opisuje ta članek, lahko obvladujemo tudi procese proizvodnje, poskusimo raje ostati pri enostavnem primeru in si predstavljajmo, da je v vsakem mestu zaposlenih vsaj 10 ljudi in da imajo povsod zagotovljeno pomoč tajnice ali tajnika. Podjetje sicer želi imeti na voljo vse ključne informacije o poslovanju v vsakem trenutku, a realna situacija je na primer takšna:
• v Kranju tajnica Metka informacije o poslanih ponudbah vnaša v excelovo tabelo vsako sredo, informacije o pridobljenih pogodbah pa v access ob petkih. Informacije po potrditvi direktorja potem pošlje na sedež družbe v obliki e-pošte;
• v Mariboru tajnik Jure evidentira poslane ponudbe vsak dan v obliki e-pošte in jih pošlje na sedež podjetja, pridobljene posle pa ob ponedeljkih – prav tako v obliki e-pošte;
• v Ljubljani tajnica Alenka uporablja spletno aplikacijo, ki je vezana na strežnik, do katerega imajo vsi dostop. Vsak dan zabeleži poslane ponudbe in pridobljene posle;
• v Zgornjem Tuštanju, torej na sedežu podjetja, tajnica Marinka zbira vse te informacije in jih vnaša v spletno aplikacijo, ki jo sicer uporablja tudi Alenka. Marinka vsak dan iz zbranih podatkov pripravi izvoz v excel, kjer s pomočjo vrtilnih tabel pripravi poročilo za upravo podjetja in izdela nekaj ključnih grafov. Delo ji v povprečju vzame vsaj po 3 ure na dan.
Procesi v podjetju Zmede, d. d., niso optimalni. Z vidika obvladovanja procesov podjetje nima konkurenčne prednosti, saj veliko časa porabijo za to, da se ukvarjajo sami s seboj. V različnih mestih imajo gotovo neke smiselne razloge za to, da uporabljajo različne aplikacije, podjetje kot celota pa prav gotovo nima nobenih razlogov za to, da bi podatke ročno prenašali iz ene aplikacije v drugo in jih potem vedno znova obdelovali po enem in istem kopitu. Informatika v tem podjetju zagotovo ni zagotovila podpornih procesov s petimi zvezdicami!
Optimizacija
Optimizacija poslovanja in poslovnih procesov je ena od ključnih nalog in vlog IKT. V primeru podjetja Zmede, d. d., bi informatika morala zagotoviti sodelovanje s tistimi, ki imajo “v rokah” procese vodenja, in zagotoviti takšne rešitve, ki bi upravi podjetja brez opravljanja dodatnih rutinskih opravil nudile ažurne informacije o poslovanju podjetja. Informatiki ni treba vedno znova odstranjevati in prepovedovati uporabe določenih programskih rešitev, ki so bile v preteklosti ponujene kot edine prave, odrešilne, “inteligentne” in podobno. Zagotoviti mora centralno rešitev, ki bo – kot procesor pri računalniku obdela klik na gumbek “Pošlji” ali kombinacijo tipk na tipkovnici – ugotovila, ali so prispele relevantne vhodne informacije o poslanih ponudbah in sklenjenih poslih. Prav tako mora ta centralna rešitev iz prejetih informacij izdelati nek “izhodni paket”, v katerem bodo rutinski procesi že zaključeni. Rezultat mora biti informacija ali niz informacij, ki jih potrebuje uprava podjetja. V kolikor uprava podjetja na podlagi teh informacij ponovno izvaja neke procese (prav gotovo jih – saj informacije služijo kot osnova za proces odločanja), bi morala centralna rešitev omogočati tudi podporo temu naslednjemu procesu in odstraniti vse rutinske elemente, ki jih po nepotrebnem izvajajo zaposleni, obenem pa proces standardizirati.
BPM
Rešitev, ki omogoča enotno izvajanje procesov v celotni organizaciji, ne glede na njeno velikost, je BPM (Business Process Management). Gre za programske rešitve, ki poslovne in druge procese obravnavajo tako, kot procesor pri računalniku obravnava informacije, ki jih je dobil od ene od zunanjih naprav, s katerimi upravlja uporabnik. Orodja, ki jih štejemo pod orodja BPM, torej omogočajo kontrolo ustreznosti in zadostnosti vstopnih podatkov, izvajanje procesa (vključno z vsemi eventualnimi sodelovanji ljudi, ki so vključeni v te procese) in zagotavljanje rezultatov tega procesa.

cikel1
Rešitve BPM praviloma omogočajo še več, kot le načrtovanje in izvajanje procesov. Praviloma je del rešitve BPM tudi simulacija (test) procesa in nadzor procesa. S pomočjo rednega spremljanja procesov pridemo do izhodišč za njihovo optimizacijo, kar je za poslovanje organizacij izjemno pomembno.

Za trenutek se še vrnimo k podjetju Zmede, d. d. Predvidimo, da so ravnokar začeli uporabljati rešitev BPM in da je predmet optimizacije procesov evidenca poslanih ponudb. V prvi fazi uporabe bo najbrž proces tekel nekako takole:
• Metka, ki je do sedaj le ob sredah ponudbe vnašala v excel, bo vsak dan prejela vsaj eno samodejno e-poštno sporočilo, v katerem jo bo BPM opozoril na to, da mora podatke o poslanih ponudbah evidentirati vsak dan, excel datoteko pa shraniti v določeno mapo v omrežju, kjer bodo podatki na voljo za avtomatsko obdelavo. Po končani obdelavi bo Metkin šef moral v spletni aplikaciji potrditi, da so vneseni podatki pravilni in resnični;
• Jure bo odslej podatke vsak dan vnašal v spletno aplikacijo. Njegov šef bo moral potrditi ustreznost vnesenih podatkov;
• Alenka bo poslane ponudbe evidentirala tako, kot jih je do sedaj – neposredno v centralno aplikacijo na strežniku. Edina novost pri procesu, ki ga izvaja Alenka, bo potrjevanje resničnosti podatkov s strani šefa.
bpm-1
BPM bo vsak dan preveril, ali je Metka shranila excel datoteko v predvideno mapo, ali je Jure podatke vnesel v spletno aplikacijo in ali so šefi pravilnost teh podatkov potrdili. Preveril bo strukturo podatkov in če bodo določeni podatki manjkali, bo nosilca naloge o tem obvestil po elektronski pošti, podatek pa postavil med tiste podatke, ki jih še ni možno procesirati naprej. V procesu obdelave bo dodatno preveril konsistentnost informacij – tako bo na primer s pomočjo centralne baze strank primerjal podatke o tem, komu so bile ponudbe poslane, s podatki, ki so zabeleženi v tej centralni bazi. V primeru odstopanja med prejetimi podatki in podatki v bazi bo nosilca pozval k uskladitvi podatkov.
Proces, ki je povezan z obdelavo podatkov o poslanih ponudbah, bo zaključen s pripravo skupnih podatkov za poročilo, ki ga Marinka vsak dan izdela za upravo podjetja. Marinki tako ne bo treba več vsak dan klicati po vsej Sloveniji in prositi kolegov, naj ji vendarle že pošljejo podatke, prav tako pa se bo znebila rutinskih opravil, povezanih s pripravo tega poročila. Pravilnost podatkov bodo potrdili lokalni šefi, kar bo pripomoglo predvsem k temu, da bodo ti šefi poskrbeli za to, da bodo informacije res vsak dan poslane na sedež podjetja.
Javni sektor
Veljalo bi se vprašati, zakaj v javnem sektorju rešitve BPM niso kaj dosti v modi. Procesi v javnem sektorju so eni od redkih procesov, ki so že vnaprej popisani, saj jih določa zakonodaja (zakoni, pravilniki, uredbe in podobno). Ene in iste procese programirajo v svoje rešitve vsi ponudniki programske opreme za javni sektor.
Mar si kdo predstavlja, da bo lahko na primer prinesel aplikacijo za dokumentno poslovanje v nek organ javnega sektorja in preživel brez programske kode, ki bo zagotavljala evidenco načinov odpreme dokumenta, seznam prejemnikov, povratnic? Mar bo prišel nekdo, ki bo na ministrstva prinesel aplikacijo za podporo procesom priprave zakonodaje in poskušal preživeti brez usklajevanja vsebine zakona med organi? V resničnem svetu, kjer je tista noč, ko so bile dovoljene sanje, že minila, je odgovor na vsa ta vprašanja: “Ne!”. Procesi v javnem sektorju so predpisani in programiranje teh enih in istih procesov v več kot eno uporabniško aplikacijo je zgolj in samo nepotrebno trošenje proračunskega denarja.
bpm-2
IBM je leta 2011 objavil rezultate analize po uvedbi rešitev BPM v vladni zdravstveni agenciji z 12.000 zaposlenimi. Zaradi avtomatizacije in poenotenja procesov je prišlo do časovnih, kadrovskih in finančnih prihrankov v višini 350.000.000 USD (ja, 350 mio!) letno.
V javnem sektorju bi z uporabo BPM-ja dosegli vsaj naslednje:
• vsi v javnem sektorju bi se za predpisane procese držali enakih pravil. Torej – če je v resničnem svetu tako, da danes kljub predpisom, ki procese v javnem sektorju urejajo, vsaka Micka in Francka te predpisane procese interpretirata po svoje, bi uvedba BPM to poetično interpretacijo predpisov izničila;
• vsak proces bi bil “programiran” le enkrat in to centralno. Glede na to, da v javnem sektorju obstaja malo morje aplikacij, ki vsaka za sebe pokrivajo ene in iste procese in se spet vsaka za sebe z vsako spremembo zakonodaje spreminjajo, so prihranki lahko enormni;
• roki za izvedbo nalog bi se spoštovali, odgovornost za odločitve bi bila mnogo bolj jasna, saj bi odpadli izgovori, da je šlo v tem ali onem primeru za izjemo … V predpisanih in nadzorovanih procesih pač ni izjem;
• procese bi bilo možno spremljati in analizirati – z nadzorom procesov hitro ugotovimo, kje imamo ozka grla in kje se “sončimo”. Nadzor procesov omogoča, da se proces spremeni (optimizira) ali pa se sproži pobuda za prerazporeditve kadrov.
Prihodnost
Rešitve BPM so prisotne na trgu programske opreme že kar nekaj časa. Običajno je uvedba obvladovanja procesov z orodji BPM neka resnejša investicija, ki pa na dolgi rok velikim organizacijam prihrani veliko denarja. Prenos obvladovanja poslovnih procesov iz uporabniške programske opreme na centralni strežnik je tudi sicer del nove IT strategije in konceptov, ki vključujejo prenos funkcij programske opreme v oblak.
Uvedba orodij BPM bi javno upravo pripeljala do pravih prihrankov. V iskanju prihrankov “za vsako ceno” lahko namreč strela udari na povsem napačnih koncih – danes je to na primer povsem nerazumno zbijanje cen storitev IT podjetjem, posledično pa prihaja do razvrednotenja IT panoge in uničevanja domačih podjetij. Obenem se večkratno plačuje in naroča funkcionalno enake sisteme, ki podpirajo ene in iste postopke. Zakaj? Zgolj zato, ker levica ne ve, kaj počne desnica (in obratno).
Nekdo naj si vzame nekaj dni in naj prešteje, koliko različnih zalednih sistemov imajo v javni upravi nameščenih po organih z namenom podpore enim in istim postopkom. Zamislimo si, da bi lahko imeli le en – osrednji – procesni del za vse in bi ga celo lahko sami centralno nadzorovali in prilagajali svojim različnim potrebam ter vnaprej predpisanim postopkom. Pri tem scenariju ne gre za ustvarjanje monopola za enega izvajalca, temveč za ustvarjanje odprtega trga za vse izvajalce, ki poznajo delo organov in vsebino postopkov in vsi lahko uporabljajo orodje, ki ga predpiše država. Šele takrat lahko govorimo o standardizaciji in orkestraciji postopkov, ki so dandanes prepuščeni lokalnim veljakom, ti pa se odločajo po lastni pameti, znanju ali znanstvu in predpise lahko interpretirajo po svoje.
Smisel vlaganja v rešitve BPM mora organizacija zelo dobro razumeti in tudi izkoristiti. Noben proces, ki ga obvladuje BPM, ne sme biti več ponovno “zakodiran” v drug programski paket. Z uvedbo BPM-ja v organizacijah se programska oprema, ki skrbi neposredno za uporabnika, vse bolj spreminja le v vnosne in prikazne maske, “možgani” za temi maskami pa so skriti v strežnik BPM. Nenazadnje je tako – organizacija si lahko privošči poljubno število “face liftingov”, težko pa si privošči vrtanje v možgane.
Robert Kristanc in Nemanja Malbašić