iPad, iPhone, iODiS …

Posted on 27/09/2012

0


Tehniki praviloma odvetniške pisarne opazujemo s strahom. V konzervativnem svetu uglajenih ljudi v kravatah in kostimih je praviloma računalničar približno toliko doma kot Tarzan na angleškem dvoru. Nove “pametne” mobilne naprave so uspele neverjetno hitro vzpostaviti trden most med tema dvema svetovoma, kar še dodatno dokazuje, kako zelo je pomembno, da uporabnikom ponudimo enostavne, uporabne in zanesljive rešitve.

Slika 1: Tradicionalen recept za spremembo iPada in iPhona v napravi, ki sta dejansko poslovno uporabni.

Bilo je nekoč na Ravnah na Koroškem

V odvetniški pisarni Mirana Kosa so se že leta 2003 odločili, da bodo s pomočjo informacijske podpore poskušali poenostaviti in pospešiti delo. Dobro izdelana programska rešitev bi jim zagotovila hitrejši dostop do ključnih informacij in vsebin v sicer neobvladljivem kupu spisov in dokumentacije.

Odvetniku Miranu Kosu smo tedaj predstavili ODiS. Odkrito smo povedali, da jim ODiS sam po sebi v prvih mesecih ne bo prinesel dobička in prednosti, prej dodatno delo. Vsak sistem, ki poskuša obvladovati dogodke in dokumente, namreč postane uporaben šele tedaj, ko je

–          večino dokumentov lažje najti v elektronski kot v fizični obliki,

–          vsak dogodek zabeležen v aplikaciji namesto na samolepilnem listku.

V odvetniški pisarni Kos, Štumpfl in partnerji tako že vrsto let evidentirajo vso pošto in vse dogodke, povezane s posameznim spisom. V vsakem trenutku imajo popoln vpogled v celoten potek reševanja določenega spisa in vse aktualne ter opravljene naloge. Danes si dela v pisarni brez elektronske podpore ne predstavljajo več.

Treba se je pogovarjati

Odvetniška pisarna deluje v dveh različnih krajih, odvetniki pa tudi sicer precej potujejo. Pomembno je, da imajo tudi odvetniki na dislocirani enoti takojšen vpogled v celotno dokumentacijo, tudi v tiste dokumente, ki so pravkar prispeli v matično enoto.

Poleg ODiS-a v pisarni uporabljajo tudi elektronsko pošto in koledar IBM Lotus Notes. Za enostavnejšo in manj motečo komunikacijo med zaposlenimi smo v njihovo delovno okolje uvedli tudi  intranetni program za neposredno sporočanje IBM SameTime. Uporaba tega programskega paketa uspešno odstranjuje komunikacijske ovire med uporabniki v  različnih krajih, saj se nenazadnje počutijo tako, kot bi se pogovarjali z nekom, ki sedi v sosednji pisarni.

Pisarna, stisnjena v tablico in pametni telefon

Slika 2: Odvetnik Miran Kos pravi: “Sodobna tehnika sama po sebi ne naredi boljšega odvetnika, vsekakor pa nam olajša delo.”

Odvetniki v bistvu kar veliko delajo izven pisarne. Obravnave tečejo na sodiščih po celi Sloveniji. Za uspešno delo mora imeti odvetnik v vsakem trenutku na voljo podatke o spisu in zastopanih strankah.

Leta 2011 smo odvetniški pisarni Kos, Štumpfl in partnerji namestili povsem novo verzijo ODiS-a. Čeprav mora aktualna tretja generacija tega programskega paketa zagotavljati združljivost z vsemi podatki in funkcijami izpred 10 let, je prilagojena tudi za tablične računalnike.

Težke torbe z obsežnimi spisi vse bolj nadomeščajo mobilne naprave. Pisarna se je opremila s tabličnimi računalniki in pametnimi telefoni, preko katerih odvetniki tudi izven pisarne dostopajo do svoje e-pošte in koledarja. Na tabličnih računalnikih pregledujejo dokumente, ki so zabeleženi v ODiS-u. Kadar potrebujejo kontaktne informacije o zastopani stranki ali sodišču, te informacije enostavno poiščejo v šifrantih. Na pametnih telefonih se jim samodejno sinhronizirajo e-pošta in koledarski dogodki, saj uporabljajo IBM Traveler.

Izkoriščajmo tehnologijo, ne ljudi

Uporaba sodobnih mobilnih rešitev v odvetniških pisarnah je lahko zgled za to, kako je možno iskati pot do boljšega poslovnega uspeha tudi skozi prednosti izrabe tehnologije, ne le skozi nižanje stroškov delovne sile.

Petra Primožič