IBM Connections – za ljudi, ne za ovce

Posted on 27/09/2012

0


Ključno vprašanje v Sloveniji ni to, kateri od naših dedov se je boril v kateri hosti, ampak to, ali smo si pripravljeni priznati, da smo pričeli vse bolj zaostajati za našo okolico in da si moramo čim hitreje pridobiti orodja, s katerimi bomo ujeli tempo naših tekmecev.

Dobro jutro

Dopust. Tik pred zajtrkom se dolgočasim s preskakovanjem kanalov na hotelski televiziji. Hrvatje pripovedujejo, kako Ante lovi ribo in Ivana uči otroke v vaški šoli. V nemškem jutranjem dvojcu brez krmarja se Helga in Erika zabavata s skrito kamero. Italijani pripravljajo zajtrk.

Na 19. kanalu neki znani obrazi. Prisluhnem – res govorijo slovensko, res je to naše domače “Dobro jutro”. Priznam, da še nikoli nisem gledal jutranjega programa, ampak vneta razprava o samomoru ob 8h zjutraj mi gotovo lahko da krila, me navda z odlično voljo, optimizmom, delovno vnemo in željo po ustvarjalnosti. Da – verjeli ali ne –, Slovenci se v jutranjem TV programu pogovarjamo o samomoru. Dobro jutro, Slovenija!

Rdeči in črni

Pred nekaj tedni me je IBM Slovenija povabil na nek svoj seminar, kjer smo bili udeleženci večinoma državljani bivših neuvrščenih držav in vzhodnega bloka. Ena od najbolj vročih razprav se je razvila na temo novih programskih paketov, ki jih IBM globalno imenuje “social software” ali pa “collaboration software”. Zanimivo je, da je za celoten kulturni prostor ex-socialističnih držav eno in drugo poimenovanje povsem nesprejemljivo. “Social” ljudje takoj povezujejo s socializmom ali s statusom “socialca” – niti eno niti drugo nima ravno nekega pozitivnega prizvoka. “Collaboration” – to je šele domislica! Prva asociacija je seveda kolaborant, kar je zagotovo najhujša psovka v zgodovini človeštva.

Dejstvo je, da živimo v lepi deželi z nemarnim medijskim prostorom, ki ga večinoma obvladujejo ljudje, katerih intelektualni potencial nikakor ne preseže “naših” in “vaših”, “rdečih” in “črnih”. Leta 2012 še vedno čakamo na trenutek, ko bomo lahko prilezli iz hoste in se bo vojna končala. Po tem, ko najavimo, da se res ne smemo ukvarjati z ideološkimi temami, nemudoma nadaljujemo z novicami o praporščakih, fojbah in kardinalih. O tem, kako je poslovno uspel nek posameznik ali podjetje, kako modernizirati naša delovna okolja, kako izboljšati raven naše inovativnosti, kako zmanjšati stroške in izboljšati komunikacijo, v glavnem ne poročamo, ker nas v deželi, kjer uspeh ali neuspeh posameznika ali podjetnika povezujemo s politično pripadnostjo, to pač ne zanima.

Komunikacija

IBM Connections je sodobno okolje Web 2.0, ki sodi v povsem drugačno mentalno stanje družbe, kot je bilo stanje v obdobjih velike industrializacije, kolhozov, hladne vojne in paranoje zunanjega in notranjega sovražnika. IBM Connections v svojem bistvu spodbuja komunikacijo, sodelovanje, zbiranje predlogov in idej, izmenjavo znanj in kapacitet, iskanje pomoči pri ustreznih strokovnjakih in transparentno vodenje nalog, dodeljenih posameznikom ali skupinam.

Komunikacija skozi rešitve Web 2.0 je koristna za vsako organizacijo. Ključne prednosti, ki jih brez posebno napornega premisleka lahko nemudoma stresemo iz rokava, so:

  • dostopnost – uporabnik za stik s celotno delovno skupino ne potrebuje nič drugega kot le standardni brskalnik ali brezplačno aplikacijo za mobilne naprave tipa Android, iOS ali RIM;
  • mobilnost – vsak registrirani uporabnik lahko kjerkoli in kadarkoli komunicira z delovnimi skupinami, ki jim pripada, naj bo to preko pametnega telefona, tablice, prenosnega računalnika ali iz kavarne, ki ponuja PC za dostop do spleta;
  • fleksibilnost – ne glede na to, po kakšnem ključu v organizaciji oblikujemo delovne skupine, in ne glede na to, katere oblike komunikacijske podpore te skupine potrebujejo, je IBM Connections ustrezna programska rešitev, saj je pojavna oblika orodij Web 2.0, ki so na voljo posamični skupini, nastavljiva.

Fleksibilna, mobilna in enostavna komunikacija lahko organizacijam, ki imajo geografsko razpršene enote in kadre, zmanjša potne stroške in obenem ojača komunikacijo med lokacijami.

Vertikalni in horizontalni pretok internih informacij je pomemben dejavnik pri uveljavljanju ključnih odločitev, pri zajemu povratnih informacij zaposlenih in ima običajno pozitiven vpliv na zadovoljstvo zaposlenih.

Tisti uslužbenci, ki opravljajo delo pretežno na terenu, se s pomočjo orodij, kakršno je IBM Connections, lažje koordinirajo in si izmenjajo informacije, naloge, statuse.

Web 2.0

Web 2.0 je bil sprva nek dokaj spolzek izraz, ki ga je večina povezovala le s Facebookom ali MySpaceom. Danes je v Web 2.0 zajeto vsaj:

  • oblikovanje virtualnih interesnih skupin (“socialna” ali družbena omrežja);
  • izmenjave znanj (wiki),
  • izmenjave vsebin (spletni prostor za skupno rabo datotek in multimedijskih vsebin);
  • forum (izmenjava mnenj, predlogov);
  • blog.

Vse te pojavne oblike so lično zapakirane v IBM Connections. V nasprotju z nekaj precej okornimi produkti iz nedavne preteklosti je Connections kot uporabniški vmesnik privlačno oblikovan, prijazen in ergonomičen. Uporabnik ne potrebuje posebnega uvajanja.

Kaj tehnologije Web 2.0 sploh počnejo v poslovnem okolju? Iz drugega rokava bi bilo možno stresti naslednja dejstva:

  • Zid – kadar na zid nekaj napišete v službenem okolju, ne napišete, da pravkar kuhate večerjo, ampak napišete, kaj trenutno počnete v službi. Recimo, da pripravljate predstavitev neke nove storitve ali produkta. Vaš status bo videlo veliko sodelavcev in morda ima kdo od njih že pripravljeno podobno gradivo ali pa ima informacije, ki vam utegnejo pomagati. Vaše delo je lahko končano mnogo hitreje in morda tudi bolj kakovostno, če vam bodo sodelavci priskočili na pomoč. V vsaki večji organizaciji se vsi, ki ste prepričani, da poznate delo vseh drugih, krepko motite. S komunikacijo preko e-pošte boste vselej dosegli manj kot s preprostim “grafitom” na zidu.
  • Blog – lahko izkoristite za interna pojasnila in obvestila. Blog je obenem tudi oblika, ki je povsem primerna za beleženje vsebine in sklepov sestankov, še posebej če so ti sklepi vezani na konkretne osebe in termine, saj tako zapisnik sestanka enostavno povežete z “aktivnostmi” (priloženi sistem beleženja seznama opravil in rokov za realizacijo teh opravil).
  • Idejni blog – je posebna oblika bloga, ki služi kot “portal idej”. To je skupna “skrinjica inovacij”, v katero zaposleni beležijo ideje in predloge za izboljšanje poslovnih procesov, produktov, optimizacijo proizvodnje, nove prodajne ali marketinške pristope ali podobno. Idejni blog omogoča ostalim uporabnikom glasovanje o idejah in tako tudi v najbolj inovativnem okolju lahko hitro ločite zrnje od plev oziroma pridete do ideje, ki ima med zaposlenimi največjo podporo.
  • Skupna raba datotek – je mnogo več kot le “mrežni disk”, ki je na voljo vsem uporabnikom. Datoteke opremite s kratkim opisom in s “tagi”. Uporabnikom bo to kasneje omogočalo mnogo enostavnejše in hitrejše iskanje datotek. Vse datoteke so seveda dosegljive tudi preko pametnih mobitelov in tabličnih računalnikov, kar pomeni, da do datotek, ki jih v nekem trenutku potrebujete pri stranki (na primer določen cenik, letak, prezentacijo, zapisnik sestanka), pridete na enostaven in hiter način tudi takrat, ko niste v pisarni.
  • Wiki – je delitev znanja, ki ga neka organizacija premore, in pravil, ki jih uporablja. S pomočjo strani wiki boste vedno lahko prišli do internih pravilnikov in standardov in do dokumentov, ki sodijo med vaše temeljno znanje, ki mora biti dostopno celotni organizaciji (ali neki specifični delovni skupini, če boste uporabljali več wikijev).
  • Profili – so osnova profesionalna izkaznica vsakega uslužbenca. V profilu lahko najdemo informacije o tem, kaj kdo dela, kakšni so kontaktni podatki, praviloma vidimo tudi fotografijo zaposlenega. V sekciji profila, kjer zaposleni zapiše nekaj ključnih informacij o sebi, boste z enostavnim navodilom za enoten vnos informacij lahko dosegli, da boste skozi profile uporabnikov prišli vselej do informacij o tem, kaj kdo formalno in neformalno zna, kaj ga zanima, kaj počne v prostem času in kaj pomembnega je do sedaj že storil. Profili so lahko odlično sredstvo za iskanje pravega človeka za pravo nalogo.

Slika 1: IBM Connections je odlično Web 2.0 orodje za poslovno okolje – pokličite nas za predstavitev!

Prava orodja za vse, ki želijo pokazati več in bolje

Poleti sem opravil raziskavo o tem, kakšen je odnos slovenskega poslovnega sveta do rešitev Web 2.0. Na anketo je odgovorilo več kot 260 ljudi, ki so zaposleni v različnih sektorjih in imajo različne vloge v svojih organizacijah. Naj omenim nekaj ključnih rezultatov raziskave:

  • Lastniki podjetij, člani uprav in direktorji v rešitvah Web 2.0 vidijo same prednosti. Nihče od tistih, ki jih lahko poimenujemo “odločevalci”, ne nasprotuje uvedbi orodij Web 2.0 v lastno organizacijo.
  • Rešitve Web 2.0 so kot delovno orodje pozitivno sprejete tudi med zaposlenimi. Najbolj nasprotujejo uporabi rešitev Web 2.0 v poslovnem okolju tisti, ki imajo vlogo vodij (linijski šefi, šefi skupin). Med temi jih 11,1 % poslovni rabi tehnologij Web 2.0 nasprotuje.
  • Poslovni rabi rešitev Web 2.0 neprimerno bolj nasprotujejo tisti, ki zasebno ne uporabljajo splošnih (prostočasnih) socialnih omrežij.
  • Ljudje so med funkcijami, ki so uporabnikom v paketih, kakršen je IBM Connections, nemudoma naklonjeni čim bolj fleksibilni skupni rabi datotek, portalu idej in on-line seznamu nalog (“Activities”).

IBM Connections je odličen, uporabnikom prijazen programski paket, ki je v vseh pogledih usmerjen v skupinsko delo, delitev idej, pomoč in enostavno iskanje virov znanja. Takšna orodja so namenjena organizacijam, ki presegajo miselnost uresničitve in uspeha zgolj z doseganjem norme. Za uporabo tehnologij Web 2.0 v poslovne namene morate razumeti, da:

  • je hitra, učinkovita in enostavna izmenjava informacij danes samoumevna in da predstavlja konkurenčno prednost šele tedaj, ko jo uspete narediti še bolj učinkovito – na primer z bolj intenzivno rabo internega družbenega omrežja in manj intenzivno rabo e-pošte;
  • je znanje in izmenjava znanj v sodobnem svetu precej pomembnejše kot industrijska produkcija s tekočim trakom – wiki je na primer orodje, ki lahko kopiči znanja zaposlenih in omogoča, da se vsakomur vendarle ni treba učiti le na lastnih napakah;
  • je mobilnost pri pretoku informacij prav tako vse bolj pomembna – zaposleni lahko z orodjem, kakršno je IBM Connections, kjerkoli in kadarkoli dosežejo ključne informacijske vire organizacije in jih uporabijo v stikih s strankami, potem pa organizaciji že s terena zagotovijo povratne informacije.

Zaključek

Razmislimo torej o tem, kaj želimo doseči. Ali se želimo odlikovati po tem, da smo inovativno okolje, kjer se znanje hitro pretaka med zaposlenimi in kjer do ključnih vsebin lahko pridemo kadarkoli in kjerkoli, ali se morda želimo podrediti logiki medijev, ki nas v vsem, kar počnemo, zgolj delijo na rdeče in črne? Z orodji, kakršno je IBM Connections, rdeči in črni med seboj normalno komunicirajo, ker se v resnici ne sprašujejo, katera ideologija jim vlada, ampak imajo pred seboj neke velike cilje, saj jih žene ustvarjalnost, želja po doseganju nečesa boljšega, bolj kakovostnega, unikatnega, novega. Bomo torej še naprej narod, ki jutro začne s poglobljeno razpravo o samomoru, ali smo morda le sposobni prilesti iz hoste in ugotoviti, da je vojne konec in da svet danes ženejo povsem druga pravila kot v prvi polovici prejšnjega stoletja?

Robert Kristanc