SPIS 4 gre v zapor

Posted on 08/03/2012

0


Povzetek

Naročnik: Ministrstvo za pravosodje RS in Uprava RS za izvrševanje kazenskih sankcij
Izvajalec: SRC, d. o. o.
Skupno trajanje: 125 dni
Finančni obseg: 158.325,82 EUR
Status projekta: končan
Posebnost: obsežna uvedba dokumentnega sistema
Datum zaključka projekta: 27. 10. 2011
Kratek opis: SRC, d. o. o., je izvedel postavitev centralnih strežnikov, sporočilnega sistema, sistema za izvajanje varnostnega kopiranja in namestitev aplikacije SPIS 4 ter dodatnih aplikacij za izvajanje komunikacije med SPIS 4 in procesno programsko opremo za vse zavode, ki jih upravlja URSIKS. Izvedeno je bilo izobraževanje in uvajanje za okrog 340 uporabnikov.
Velikost podjetja – naročnika: veliko
Dejavnost naročnika: javna uprava

Izhodišče

Uprava RS za izvajanje kazenskih sankcij je imela pred projektom vzpostavitve dokumentnega sistema SPIS pisarniško poslovanje organizirano večinoma zgolj v fizični obliki, instanci dokumentnega sistema pa sta bili postavljeni za Generalni urad in za zavod Dob. Ločeni instanci dokumentnega sistema sta uporabljali različne metode in postopke evidentiranja dokumentov, postopek v obliki fizičnega vodenja dokumentacije pa je zahteval veliko logistike v zvezi z možnostmi vpogleda v spise in z možnostmi transportiranja spisov od enega zavoda do drugega.

Cilji projekta

Cilji projekta so bili:

–          vzpostavitev centraliziranega in postopkovno poenotenega dokumentnega sistema

–          vzpostavitev enotnega sporočilnega sistema

–          zagotovitev infrastrukture za izvajanje varnostnih kopij sistema

–          uskladitev dokumentnih procesnih lastnosti med vsemi zavodi in generalnim uradom

–          zagotovitev izobraževanja vseh ključnih uporabnikov za uporabo sistema

–          zagotovitev programske rešitve za beleženje revizijske sledi znotraj dokumentnega poslovanja

–          zagotovitev programske opreme za standardizirane komunikacije med dokumentni sistemom in med poljubnimi drugimi procesnimi aplikacijami, ki obstajajo ali nastajajo v okviru projekta eZapori

–          uvedba vseh ključnih uporabnikov

Izvajalci

Projekt je tehnično izvajal SRC, d. o. o. Poleg podjetja SRC, d. o. o., so bili v izvedbo intenzivneje vključeni tudi:

–          vodstvo Uprave RS za izvrševanje kazenskih sankcij in vodstva zavodov – podpora projektu, pomoč pri usmerjanju vsebine projekta, izvajanje komunikacij z bodočimi uporabniki, koordiniranje projekta

–          informatiki Uprave RS za izvrševanje kazenskih sankcij – intenzivna strokovna podpora na tehnični in tudi na vsebinski ter organizacijski ravni projekta

–          projektna enota e-pravosodje v okviru Ministrstva za pravosodje RS – financiranje projekta, zagotavljanje infrastrukture IKT in storitev za vzpostavitev te infrastrukture

–          podjetje RRC, d. d., – zagotavljanje testne ekipe za povezovanje procesnih sistemov z dokumentnim sistemom preko aplikacije SRC AppX

Tehnologija

V okviru projekta je bila uporabljena naslednja tehnologija:

Operacijski sistem Linux, distribucija RedHat

IBM Domino / Lotus Notes 8.5.x: sporočilni sistem in platforma dokumentnega sistema

HP strojna strežniška oprema, HP Data Protector, SRC Backup – izvajanje varnostnih kopij

Programska paketa SRC EventTrack in SRC AppX (spletni servis)

Rezultati projekta

Rezultati projekta vzpostavitve dokumentnega sistema na Upravi RS za izvrševanje kazenskih sankcij so naslednji:

–          centralizirana in enotno konfigurirana centralna instanca dokumentnega sistema

–          ustrezno vzpostavljena zaščitna shema za dostop do dokumentov

–          vzpostavljeni mehanizmi za zagotavljanje revizijske sledi v dokumentnem sistemu

–          vzpostavljen vmesnik za komunikacijo z dokumentnim sistemom

–          centralni organigram, skupni šifranti dokumentnega sistema

–          izobražen in usposobljen kader

–          usposobljeni lokalni skrbniki sistema na URSIKS

–          vzpostavljena platforma za dokumentno e-poslovanje, vključno z e-podpisovanjem

Učinki uvedbe dokumentnega sistema

Ključni učinki, ki jih lahko razpoznamo v kratkem obdobju po zaključku projekta, so:

–          enotno dokumentno poslovanje v celotni organizaciji

–          neprimerno hitrejša izmenjava dokumentov

–          podpora procesom obravnave dokumentov

–          zmanjšana poraba papirja

–          transparentna elektronska izmenjava dokumentov znotraj organizacije in z zunanjim svetom

Božidar Peteh, direktor urada, vodja projekta E-zapori

Projektna skupina za vzpostavitev in uvedbo dokumentnega sistema SPIS 4 za URSIKS je naloge izvajala usklajeno in je kljub izredno kratkim pogodbenim rokom uspela realizirati vse cilje v zastavljenem terminskem planu.

Izvajalec SRC, d. o. o., je dokazal, da je z dobrim sodelovanjem z uporabnikom tudi najbolj intenzivne izvedbene projekte možno realizirati v dogovorjenem časovnem in finančnem obsegu. Projektu je izredno koristila podpora naročnika – projektne enote “e-pravosodje” na Ministrstvu za pravosodje in sodelovanje koordinatorjev po vseh lokacijah uporabnika.

Z implementacijo SPIS4 smo dobili orodje za urejeno centralizirano in enotno vodenje vse dokumentacije na vseh lokacijah uprave, ne glede na našo geografsko razpršenost. S pomočjo dodatnih aplikacij SRC EventTrack in SRC AppX smo zagotovili revizijsko sled ter dobili orodje za povezovanje naših procesnih aplikacij iz projekta eZapori z dokumentnim sistemom SPIS 4. S pomočjo novega sistema je transport dokumentov med lokacijami Uprave neprimerno hitrejši, kar poenostavlja in izboljšuje procese odločanja, standardizira procese in zmanjšuje možnosti za nastanek napak. Možnost elektronskega pošiljanja dokumentov (elektronski podpis) pa predstavlja tudi vzvod za zmanjšanje stroškov administrativnega poslovanja.

Tagged: