Dokumentni sistemi prihodnosti

Posted on 08/09/2011

0


Doma imate odličen televizor. Boste gledali film, če ga bo televizor predvajal tako, da vam bo film risal nek slikar na »TV platno« sličico za sličico?

Klešče, kladivo in namizni nadrezkar

Ljudje smo izumili različna orodja in vsako od teh orodij služi vsaj enemu namenu. Kdor ima kladivo, žebljev ne zabija več s kamnom in kdor ima klešče, ta bo imel dlje lepe in cele zobe. O vseh mogočih utorih in robovih, ki jih pomaga ustvariti namizni nadrezkar, sploh ni treba izgubljati dosti besed.

Skoraj vsak človek, ki se znajde v trgovini z orodjem, je tja prišel z jasnim namenom. Potrebuje orodje. Doma se stene umažejo in že potrebujemo bandažne trakove, čopiče, mrežice, valjčke ali morda celo električno orodje za brizganje stenske barve. Naslednjič kupimo nov kos pohištva, za katerega ugotovimo, da ima med sestavnimi kosi vsaj kakšnih 50 vijakov, in že tečemo v trgovino po električni izvijač. Za vsak kos orodja natanko vemo, kaj z njim želimo doseči in čemu služi. Si upamo trditi, da tudi računalnike kupujemo po istem principu? Ali smo sposobni med poplavo vseh mogočih funkcij, strojnih kapacitet, omrežnih potencialov, programske opreme in vse ostale navlake, povezane z računalniki, izločiti tisto, kar nam računalnike pretvori v ročno orodje – v predmete z jasnim namenom in jasnimi kapacitetami? Moj odgovor na to (seveda retorično) vprašanje bi bil seveda: »Ne«. Vloga računalnika se danes postavlja nekam med vlogo pisalnih strojev, fliperjev, tiskovne agencije in vsemogočnega »videofona« z nenehno priklopljenimi vsaj 256 prijatelji (ki so v resnici v glavnem znanci, sodelavci ali pač neki ljudje, katerih imena poznamo).

Kje se v tej situaciji torej nahajajo dokumentni sistemi? So zabavni? Niti najmanj, zato je pretvarjanje dokumentnega sistema v nekaj zabavnega in prostočasnega (na primer v socialno omrežje) že v osnovi podobno nesmiselno kot uporaba kladiva za popravilo iPad-a. So dokumentni sistemi pisalni stroj? Tudi ne – določene funkcije dokumentnega sistema sicer res lahko predstavljajo nadomestek za korekture, lektorski pregled, možna je uporaba različnih predlog – vendar v osnovi dokumentni sistem ni ekvivalent pisalnemu stroju, saj to vlogo brez težav opravijo urejevalniki besedil. Dokumentni sistem bi bil po svoji vlogi lahko še najbolj podoben arhivu kakšne tiskovne agencije, vendar danes dokumentni sistemi te vloge ne izpolnjujejo. Dokumentni sistemi, kakršne poznamo danes, so nič manj in nič več kot množično grobišče papirjev, kjer občasno – kot v cenenih grozljivkah – kakšen papirček vstane od mrtvih, velika večina pa večno počiva v temni jami, kjer si posamični dokument ne prisluži niti svečke v spomin, čeprav je njegov nastanek morda zahteval ure, dneve, morda celo tedne truda, bodisi posameznega avtorja bodisi skupine ljudi.

Dokumenti so predmeti, ki ne umrejo, zato je pokopališče dokumentov nesmiselno in barbarsko, kot je bil barbarski požig knjižnice v Aleksandriji pred več kot 2.000 leti. Dokumenti so vir znanja in informacij – naj bo ta vloga za posamični dokument še tako neznatna. Kako torej dokumentne sisteme pretvoriti v nekaj boljšega, v nekaj, kar bo širilo naše znanje, bogatilo informacije in nam ob tem omogočalo celo lažje in hitrejše izvajanje nalog in lažje odločanje? Nekaj namigov na to temo sledi v nadaljevanju.

But I still haven’t found what I’m looking for

Irska skupina U2 je to slavno pesem prepevela že davnega leta 1987. Ali lahko v našem svetu dokumentnih sistemov trdimo, da danes, leta 2011, vendarle vselej najdemo, kar iščemo? Odgovor je spet: »Nikakor ne«, razlogi za to so banalni in vsi po vrsti nesprejemljivi:

  • primanjkljaj vsebin dokumentov,
  • skrivanje dokumentov,
  • nekonsistentno evidentiranje dokumentov,
  • izogibanje uporabi centralnih šifrantov.

Na kratko se ustavimo pri vsakem od naštetih razlogov. Kaj torej pomeni primanjkljaj vsebin? Enostavno gre za to, da praktično skoraj ni organizacije, ki bi zagotovila, da ima vsak dokument, ki je nastal v elektronski obliki, svoje obvezno mesto v dokumentnem sistemu, kaj šele, da bi poskrbeli za to, da bi bil vsak dokument, ki ga pridno spustimo skozi skener, kasneje tudi podvržen OCR-pregledu. Uporabniki se zato skoraj nad vsakim dokumentnim sistemom slej ko prej pričnejo pritoževati in za nepopolne rezultate iskanj krivijo dokumentne sisteme, ne pa organizacije dela, ki vedno nekomu dopušča pravico do tega, da dokumentov ne evidentira v dokumentni sistem samo zato, ker gre za napornega uslužbenca, ali ker pozna svoje pravice, ker je nekoliko starejši in slabo obvladata delo z računalnikom ali podobno.

Drugi problem dokumentnih sistemov je skoraj paranoično skrivanje le-teh. Vsi dokumentni sistemi (in prepričan sem, da to velja tudi za dokumentne sisteme, ki jih proizvajajo konkurenti) nudi neko zaščito vsebin. Zaščita vsebin je morda še bolj pomembna izven javnega sektorja – dokumenti z občutljivimi vsebinami se na primer pogosto nahajajo v odvetniških pisarnah. Pa poglejmo, kaj bo z vidika skrivanja vsebin naredila velika večina odvetniških pisarn. Najprej bodo želeli imeti zagotovilo, da je »zid navzven vodotesen«. To zagotovilo bo moral dati vsak, ki ponuja dokumentne sisteme, in tu ne bo nobenega prostora za »morda« in »če« in »pogojno« in podobne neumnosti. Sistem mora biti zaščiten pred zunanjimi vdori. Navznoter ni kaj skrivati. Si morda kot klient, ki rešuje tipičen slovenski primer vojne s sosedom za 17 cm zemlje, na kateri stoji plot, želim, da v ključnih trenutkih, ko se bo treba pripraviti na razpravo in bo odvetnik, ki mi je bil dodeljen, zbolel, zaradi sistema »zaščite« onemogočim odvetniku, ki ga bo nadomestil, vpogled v moj spis? Seveda ne. Lastnik odvetniške družbe mi zagotavlja, da vsebina dokumentov, ki sem jih prinesel s seboj, ne bo ušla iz pisarne in to je vse, kar kot klient potrebujem. Tako je kot z vsako drugo proizvodnjo – tudi tedaj, ko v tovarni naročim po meri narejena notranja vrata, se ne ukvarjam s tem, ali bo smešne mere mojih notranjih vrat, ki dokazujejo, da nad izvajalcem gradbenih del nisem uspel izvajati ustreznega nadzora, videl le delovodja ali tudi delavec, ki lepi furnir na vrata. S temi vprašanji se pač ne morem in ne želim ukvarjati. V javnem sektorju je omrežje, ki povezuje organe in službe, zaprto in samo po sebi ščiti pred iztekanjem informacij, število zaupnih dokumentov pa je relativno majhno (najbrž – ugibam – manj kot 5 % vseh dokumentov) in tako in tako terja posebne metode ravnanja, ki z dokumentnimi sistemi nimajo nič skupnega. Še bolj kot skrivanje in »lastninjenje« informacij v relaciji med organi, agencijami, službami in ostalimi organizacijami je nenavadno interno skrivanje informacij znotraj vsake posamične organizacije, torej skrivanje dokumentov pred sodelavci. Nisem pravnik in povsem možno je, da je posredi kakšna zakonodaja, ki tako ravnanje zahteva, a v kolikor taka zakonodaja obstaja, vsekakor ni usmerjena v večjo uporabnost, hitrejšo dostopnost in racionalizacijo poslovanja. Predvidevam, da danes, ko obstaja Supervizor, ki vsakemu državljanu omogoča dober (a nepopoln – kajti manjkajo ravno vsebine) vpogled v porabo proračunskega denarja, najbrž težko vztrajamo pri standardih prikrivanja dokumentov med sodelavcema, ki sedita v isti pisarni na sosednjih pisarniških stolih.

Zahteve, ki so v preteklosti oblikovale dokumentne sisteme, so pogosto terjale uporabo algoritmov vnosa, ki so bili nekako »pesniško svobodni«. Predmet, ki ga dokument obravnava, se še danes opisuje precej po okusu in znanju osebe, ki dokument evidentira. Podobno je dolgo veljalo tudi za stranko ali stranke, ki so bile pošiljatelji ali prejemniki dokumenta. Je mar res vseeno, ali je oseba, na katero se nek dopis ali odločba nanaša, zabeležena kot »Janez Novak«, »Novak Janez« ali »Novak, Janez«? Seveda ni vseeno in tudi to ni vseeno, ali se neki datumski atributi vnašajo eno leto tako in drugo leto drugače, ali se klasificiranje dokumentacije vodi natančno ali polovičarsko … Vsaka še tako drobna nekonsistentnost ali stalno spreminjanje pravil na dolgi rok vodita v skoraj popolno neuporabnost dokumentnega sistema.

Zadnja nedopustna opustitev nekega razpoložljivega vira je neuporaba centralnih šifrantov, kakršna sta AJPES-ov šifrant poslovnih subjektov in CRP-jev šifrant fizičnih oseb. Zaradi neuporabe teh dveh virov so informacije v dokumentnih sistemih manj kakovostne in manj uporabne, saj pravna ali fizična oseba nista zabeleženi enotno za celo državo, ampak tako, kot je v nekem trenutku ustrezalo posamičnemu uporabniku. Uporabnost informacij se seveda s tem z vsako novo evidenco zmanjšuje.

Kako torej 24 let po tistem, ko je Bono prvič zapel pesem o tem, da nikakor ne najde tistega, kar je iskal, končno doseči stanje, ko bo vsaj uporabnik dokumentnega sistema vendarle našel dokument ali informacijo, ki je bila zabeležena v sistem, a ni zabeležena na način, ki bi omogočal zanesljivo iskanje? Odgovor je sila preprost: narediti je treba red pri organizaciji dela in zahtevati enake metode in formulacije vnosa pri vseh uporabnikih, zahtevati je treba vnos vsakega dokumenta, ki je nastal v elektronski obliki (in ni tajen) in zahtevati je treba popolno uporabo centraliziranih šifrantov, ki so na voljo že vrsto let (razen za tistih nekaj izjem, ki se v teh šifrantih ne nahajajo, denimo prebežniki, tuje firme in podobno). Vsak, ki skenira dokumente, si mora omisliti programsko opremo OCR in zagotoviti, da bodo skenirane vsebine podvržene iskalnemu indeksu in ti indeksi se morajo med seboj odpreti, tako da bo oseba, ki v okviru istega zaprtega omrežja iz organizacije A išče dokument o Janezu Novaku, te dokumente najde tako v svojem sistemu kot v sistemih organizacij B, C, D … Programska oprema OCR z visoko zanesljivostjo razbiranja vsebine dokumentov obstaja že vrsto let, nič bolj zahteven iskalnik, kot je spletni iskalnik Google, za brskanje po internih dokumentih, je pripravljen in ga je možno implementirati v dokumentni sistem, zato tu manjkajo le še odločitve, ki bi zelo spremenile kakovost in dostopnost informacij, ki jih pridno beležimo v dokumentne sisteme.

Vsi za enega – eden za vse

Druga šibkost aktualnih dokumentnih sistemov (vendar tesno povezana z že opisanimi) je njihova lokalna samozadostnost. Dokument, ki ga v organizaciji X v dokumentni sistem zabeleži oseba A (morda celo po nekih strogih pravilih, ki organizaciji X omogočajo kakovostno iskanje po lastni dokumentaciji) z namenom pošiljanja tega dokumenta v organizacijo Y, bo oseba B v organizaciji Y še enkrat opisala, klasificirala, definirala pošiljatelja in zabeležila še cel kup drugih opisnih podatkov, ki so bili v (lokalni) sistem zabeleženi že v organizaciji X. Tudi za reševanje tega problema lahko ugotovimo, da je prvi problem medsebojno skrivanje dokumentov – ker ima organizacija X lokaliziran in zaprt dokumentni sistem, mora organizacija Y ponovno izvajati celotno opravilo evidence tega dokumenta, ga največkrat celo skenirati, umestiti v svoj dokumentni sistem in porabiti zato še en dodaten delček baze in diskovnega prostora. Najbrž na tem mestu nima smisla posebej poudarjati, da je oseba A iz organizacije X ta dokument naslovila ne le na organizacijo Y, temveč tudi na organizacije Q, Z, C in Beta1.

Najbolj enostavna in očitna rešitev opisanega problema je seveda nepošiljanje dokumenta iz organizacije X. Prejemnikom bi morala povsem zadoščati »simbolična« povezava do tega dokumenta, tako imenovani »link«, ki bi prejemnikom omogočal vpogled v vsebino, o kateri so bili obveščeni. Glede na vse povedano nima smisla ponovno odpirati razprave o medsebojnem prikrivanju dokumentov, ampak si raje poglejmo, kaj so še alternative.

Dokument iz organizacije X lahko danes brez problemov pošljemo naslovnikom v povsem elektronski obliki. Uporabniki dokumentnih sistemov imajo na voljo elektronski podpis, s katerim enakovredno kot fizični dokument podpišejo elektronski dokument. Z ustreznim centralnim spletnim servisom bi lahko zagotovili enostavno izmenjavo elektronskega gradiva med organizacijama X in Y. Zadošča elektronski podpis in definiranje prejemnika preko centralnega šifranta – s tem se definira elektronski naslov, ki prejemniku služi kot uradni elektronski poštni predal. V ta uradni predal bo prejemnik dobil obvestilo o novem dokumentu, prenesel k sebi vsebino in že zabeležene opisne podatke o dokumentu, pošiljatelj pa bo prejel povratno informacijo o tem, da je prejemnik dokument prevzel. Na strani prejemnika za evidenco dokumenta torej zadošča en sam klik, ne pa povsem novo opisovanje in klasificiranje dokumenta in ves ostali cirkus, ki spremlja prejem novega dokumenta. Upam trditi, da bi zgolj en sam spletni servis ob dosledni uporabi prihranil vsak mesec za več tisoč ur dela.

Druga tehnologija, ki bi jo lahko prav tako s pridom uporabljali v svetu dokumentnih sistemov, je črtna koda QR ali Data Matrix (tako imenovana 2D). Dokument, ki bi ga opremili s to črtno kodo, bi omogočil:

  • lažjo evidenco vložišču (taka črtna koda lahko vsebuje veliko opisnih podatkov);
  • lažje iskanje (dokumente bi lahko iskali tudi s pomočjo opisov v črtni kodi);
  • lažje razbiranje ključnih opisnih podatkov pri kateremkoli prejemniku, celo pri navadnem državljanu (čitalci črtne kode QR so vgrajeni v mnogo »pametnih« mobitelov).

Preprost »tatoo« na dokumentu bi torej prav tako rešil marsikatero zagato.

Morda sedaj lahko za zaključek predvidim vprašanje marsikaterega od bralcev tega članka: »Zakaj torej vseh teh čudovitih funkcij ne vgradite v vaše dokumentne sisteme in bomo videli, kako bo to delovalo?« Moj odgovor na to vprašanje bi bil: »Ni potrebno.« Zakaj tako ignorantsko trdim, da vse to ni potrebno? Povsem preprosto – ker sem pač prodajalec v trgovini z orodjem in vidim, da ni nikogar, ki bi prišel in me vprašal, ali imam ustrezen križni izvijač za vijake, ki jih je dobil poleg omare, čeprav se večina zaveda, da takšni izvijači obstajajo in pravzaprav niti niso pretirano dragi. Vsa orodja, ki sem jih opisal v tem članku, namreč že obstajajo. Res je – večinoma obstajajo kot »pilotske« rešitve, a za uporabo mora pač kdo pokazati zanimanje, čutiti potrebo. Nihče ne bi razvil CNC strojev, če bi na trgu ne obstajalo povpraševanje po optimizaciji dela, po orodju, ki bo omogočalo večjo kakovost ob manj vloženega dela. Tu vidim največji problem današnjega dokumentnega sistema. Sem in tja se sicer dokaj koristno uporablja, vendar še zdaleč ne tako optimalno, kot rešitve danes že omogočajo. Povezave do centralnih šifrantov so bile ustvarjene, spletni servisi za izmenjavo podatkov med dokumentnimi aplikacijami so izdelani, interni iskalnik dokumentov je pripravljen in lahko išče po lokalnem indeksu ali po desetinah lokalnih indeksov, če so ti le na voljo, kodo QR znamo kreirati, programi OCR pa so na trgu tako in tako že vrsto let. Dokumentnim sistemom bolj kot tehnologija manjkajo ljudje, ki bodo – kljub vsej demokraciji, liberalizmu in razumevanju drugačnosti (in nič, prav nič nimam proti tem visokim vrednotam) – sposobni odločno udariti po mizi in zapovedati, kako naj se programska oprema uporablja, da bo postala relevanten vir informacij. Manjkajo ljudje, ki bodo imeli zadosti močno vizijo o tem, da potrebujejo orodja, s katerimi bodo škatle, ki so jih kupili v »kit kompletih«, sestavili v smiselno in uporabno celoto. Torej – ko se boste morda nekega dne vendarle odločili, da potrebujete neko resno orodje, se ne ukvarjajte toliko s tem, ali je to orodje zelene ali rdeče barve (ali deluje samo na iPadu ali tudi na običajnem Androidu), vprašajte se, kaj želite s tem orodjem doseči, narediti, ustvariti. In takrat, ko kupite zelo kompleksno in zmogljivo orodje (kar računalnik dejansko je), ga ne degradirajte na raven navadnega pisalnega stroja samo zato, ker veste, da se ne boste uspeli prebiti skozi preobsežen seznam funkcij, ki je opisan v navodilih za uporabo. Vprašajte prodajalca – morda sploh ne potrebujete novega stroja, morda za idealno delovanje zadošča zgolj navaden električni podaljšek.

Robert Kristanc

  Povzetek

Sodobni dokumentni sistemi se soočajo s krizo uporabnosti, ki bolj kot iz samih funkcij dokumentnih sistemov izhaja iz organizacije dela s temi sistemi, ki sloni na popolni preslikavi navadnega dokumentnega poslovanja v elektronski svet. Žal je ta preslikava smiselna le inicialno, v kolikor pa ji v celoti slepo sledimo, delamo tako veliko napako kot nekdo, ki bi urejevalnik besedil uporabljal natanko tako, kot je uporabljal pisalni stroj – ko bi se proti koncu strani zmotil in zapisal napačno črko, bi pobrisal celo stran in začel znova, saj je tako delal s pisalnim strojem. Je to smiselno? Ne. Tehnologijo je treba polno izrabiti, če želimo, da nam nudi kakršenkoli napredek, sicer smo zamenjali le obliko stroja in stopicamo na mestu.