Ostati na vrhu: e-Vem

Posted on 15/05/2011

0


Na področju razvoja informacijskih rešitev se dnevno srečujemo z uporabniki, ki so zadovoljni, se uspešno prilagajajo ter obvladujejo dano situacijo, in na drugi strani s tistimi, ki so nezadovoljni in vedno najdejo kakšno novo pomanjkljivost v informacijskem sistemu. Te pomanjkljivosti za razvojne inženirje seveda pomenijo priložnost za izboljšave in nove izzive. Če združimo naročnika (Ministrstvo za javno upravo), ki podaja vsebino in strateško vodi razvoj sistema, ter izvajalca, ki se trudi spremembe, izboljšave in zahteve naročnika kar se da dobro in hitro implementirati, v smislu upoštevanja stroškov dela in vplivov na delovanje sistema, potem lahko vse skupaj združimo v enotno projektno skupino. Projektna skupina deluje v smeri, da ugodi uporabnikom ter vpletenim državnim institucijam, ki se jim sistem prilagaja. Pisali bomo o projektu e-VEM, ga predstavili z vidika uporabnika, predstavili uporabniško izkušnjo samostojnega podjetnika ter na koncu predlagali nekaj enostavnih in ugodnih priporočil, ki lahko pripomorejo k izboljšanju vsakega sistema, ne samo sistema e-VEM.
Kaj je e-VEM in zakaj je tako kompleksen?
e-VEM je državni portal, namenjen bodočim in obstoječim poslovnim subjektom, ki so primorani poslovati z državnimi institucijami AJPES, Sodišče, ZZZS, ZRSZ, OZS, DURS in ZPIZ. Z drugimi besedami, preko e-VEM-a je možno prijaviti zaposlenega v socialno zavarovanje, oddajati spremembe na AJPES-u in Sodišču, možno je prijaviti potrebo po delavcu na Zavod za zaposlovanje, prijaviti davčne podatke ter mnogo več. Za delo preko portala e-VEM potrebujemo ustrezno digitalno potrdilo (POŠTA®CA, AC-NLB, HALCOM CA FO, HALCOM CA PO 2, HALCOM CA PO 3, SIGOV-CA in SIGEN-CA). Vsak državljan Republike Slovenije ima pravico do brezplačnega digitalnega potrdila SIGEN-CA, za katerega lahko zaprosi na najbližji Upravni enoti. Digitalno potrdilo služi za identifikacijo uporabnika v sistem e-VEM ter za digitalno podpisovanje prilog in vlog, ki jih uporabnik oddaja preko sistema.
Uporabnik lahko vloge oddaja na zalogo, kar pomeni, da mu ni več potrebno hoditi od AJPES-a in Sodišča na DURS in iz DURS-a na ZRSZ ter ZPIZ, pač pa vse potrebne vloge odda naenkrat, potem pa e-VEM integrator poskrbi, da se vloge na pristojne institucije pošljejo v pravilnem vrstnem redu, z ustrezno dopolnjenimi podatki, ter o statusu posamezne vloge obvešča uporabnika. V kolikor pri oddajah vloge ali v procesu obdelave vloge s strani referenta ali notarja pride do zapleta, je uporabniku na voljo kontaktni center, kamor se lahko obrne v primeru težav. Osebje v kontaktnem centru je ustrezno usposobljeno za nudenje osnove pomoči za delo preko portala e-VEM.
V zalednih informacijskih sistemih institucij referenti pozitivno ali negativno zaključijo vloge. V kolikor gre za tehnično ali vsebinsko pomanjkljivost ali netočnost, je vloga z obrazložitvijo poslana nazaj uporabniku v tehnično ali vsebinsko dopolnitev. V primeru pozitivno ali negativno razrešene vloge pa uporabnik prejme ustrezen sklep. Vse vloge postopka in priloge so bodisi v *.tif ali *.pdf obliki shranjene v CEH-u. CEH je centralna elektronska hramba, kjer lahko uporabnik in institucije v vsakem trenutku pogledajo vse dokumente, priloge in razloge za dopolnitve, ki se nahajajo na enem mestu.
Sistem e-VEM mora poleg tehnoloških sprememb ter upoštevanja želja končnih uporabnikov nenehno slediti spremembam zakonodaje institucij ter ostalih zakonov, kot na primer Zakona o varstvu dokumentnega in arhivskega gradiva in arhivih (ZVDAGA) ter Zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP).
e-VEM z vidika vloge uporabnika
Samostojni podjetnik in pooblaščenci VEM za samostojne podjetnike
Vsi poslovni subjekti, ki v Republiki Sloveniji delujejo kot samostojni podjetniki in imajo ustrezen digitalni certifikat, lahko preko portala e-VEM oddajajo vloge, ki so pogoj za njihovo poslovanje. Najbolj priljubljene vloge za samostojnega podjetnika, ki oddaja vloge sam od doma, so:
– Sprememba samostojnega podjetnika
– Prijava za vpis samostojnega podjetnika v PRS
– Prijava oseb v obvezna socialna zavarovanja (M-1)
– Prijava davčnih podatkov
– Izbris samostojnega podjetnika iz PRS

Zastopniki gospodarske družbe in pooblaščenci VEM za gospodarske družbe
Zastopniki gospodarskih družb lahko za delo preko portala e-VEM pooblastijo kadrovske uslužbence, računovodske servise ali ostale kompetentne osebe, da oddajajo vloge preko portala e-VEM. Najbolj priljubljene vloge, ki jih gospodarske družbe oddajajo preko portala e-VEM, so vloge za ZZZS, natančneje gre za vloge prijave, odjave in spremembe oseb in njihovih družinskih članov v obvezno socialno zavarovanje. S stroškovnega vidika se prihrani pri nakupu papirnih obrazcev, poštnih storitev, potnih stroškov in časa, potrebnega za fizični prenos obrazcev. S procesnega vidika pa je prednost uporabe sistema e-VEM v skrajšanju cikla poslovnega procesa, v zmanjšanju možnosti vnosa napačnih podatkov ter v uporabi elektronskega arhiva, saj so uporabnikom vidne tudi končane vloge skupaj z vsemi prilogami.

Tanja Brlečič