Kako pridobiti nadzor nad procesom odobravanja kredita

Posted on 15/05/2011

0


Kreditni proces je v bankah eden od bolj kompleksnih procesov, ki predvsem v postopku odobravanja zahteva veliko dokumentacije. Brez ustreznega elektronskega sistema za upravljanje z dokumenti to pomeni prenos velikih količin različnih dokumentov v papirni obliki med različnimi uporabniki in oddelki, večkratno razmnoževanje istih dokumentov, manjšo varnost podatkov, v najslabšem primeru pa tudi izgubo stranke zaradi dolgotrajnih postopkov. Origami je rešitev, ki je namenjena upravljanju z dokumenti in s procesi, povezanimi z njimi. Omogoča, da je naše delo hitro, varno in nadzorovano.

Procesa odobravanja kredita verjetno ni potrebno posebej razlagati, saj se nas je večina v preteklosti že kdaj znašla v vlogi stranke z zahtevkom za kredit v roki. Bančni uslužbenec nam je glede na vrsto kredita, način zavarovanja in vrsto prihodka naštel seznam dokumentov, ki jih moramo predložiti. Nato je sledilo preverjanje dokumentov in njihove veljavnosti, pa mogoče še prošnja: »Lahko kopiram vaš osebni dokument?«. Če ne na glas, ste se verjetno vsaj v mislih vprašali: »Ali jim nisem že zadnjič dal/-a podatkov o svojem osebnem dokumentu?«. Na odobritev kredita pa smo nato čakali več dni.
Ker se razmere na trgu spreminjajo in je bank, ki ponujajo hitre postopke odobritve kreditov, vedno več.  Enostavno in učinkovito upravljanje procesov, povezanih z dokumenti, je nujni pogoj, če banka želi zadržati ali pa celo povečati svoj tržni delež.

Rešitev je spletna aplikacija Origami
Z Origamijem smo ustvarili sistem, ki odpravi zgoraj navedene težave in omogoča podporo shranjevanju dokumentov in upravljanju njihovih življenjskih ciklov, glede na posamezne poslovne procese. Sestavljen je iz modulov, kot so izhodno-vhodni za sprejem in oddajo dokumentov, zadeve za vodenje postopkov, nastavitve za nastavitev delovnih tokov itd.
Nudi podporo celotnemu življenjskemu ciklu kreditnega postopka z vsemi pripadajočimi dokumenti, od trenutka njihove vključitve v sistem, preko distribucije, potrjevanja, podpisovanja, integracije z drugimi aplikacijami (npr. z registrom komitentov, aplikacijo, kjer se vodijo odobreni krediti, zavarovanj, podatki o poslovanju komitenta ipd.), pa vse do shranjevanja v priročnem in dolgoročnem arhivu.

Proces odobravanja kredita
Kako bi torej lahko, poenostavljeno, potekal proces odobritve zahtevka za kredit v sistemu Origami?

Proces odobravanja kredita s pomočjo Origamija.

Slika 1: Proces odobravanja kredita s pomočjo Origamija.

Po prejemu zahteve za odobritev kredita bančni uslužbenec v sistemu Origami zavede prejete dokumente, izbere ustrezen delovni tok in odpre novo zadevo. Vnese osnovne podatke o kreditu in pripne ustrezno dokumentacijo. Nato, če je pripeta vsa zahtevana dokumentacija za izbrano vrsto kredita, nadaljuje z naslednjimi koraki (analiza komitenta, ugotavljanje kreditne sposobnosti, izračun izpostavljenosti ipd.) do priprave kreditnega predloga oz. ponudbe. Pri tem uporabi pripravljene predloge in podatke iz drugih sistemov ali pa jih doda sam. Kreditni predlog gre glede na predpisana poslovna pravila za izbrani delovni tok v eno ali večstopenjsko potrjevanje. Če je med tem veljavnost določene dokumentacije potekla ali traja postopek v določenem koraku predolgo, sistem pošlje obvestilo ustreznim osebam. V sistemu že obstaja razvita funkcionalnost elektronskega potrjevanja in digitalnega podpisovanja dokumentov, ki omogoča, da odgovorna oseba potrdi dokumente in tudi podpiše dokumente brez fizične prisotnosti papirja. Kredit je odobren hitro in stranka je zadovoljna.

Dodajanje novega zahtevka za odobritev kredita.

Slika 2: Dodajanje novega zahtevka za odobritev kredita.

Enostavna uporaba
Uporabniški vmesnik in preglede si lahko uredimo po svojih potrebah. Na ta način lahko uporabljamo podatke več modulov hkrati (prejeti zahtevki, postopki odobravanja, poslani dokumenti ipd). Evidence se nahajajo centralno na enem mestu, evidentiranje zahtevkov in dokumentov je enostavno in pregledno. Ključna prednost je v tem, da se izognemo fizičnemu kopiranju dokumentov, saj so posamezni zahtevki in dokumenti uporabnikom dostopni v skladu z njihovimi pravicami v posameznem procesu.
Podpora delovnim tokovom
Origami omogoča definiranje večjega števila različnih tipov kreditov, zavarovanj in vrst strank, ki zahtevajo različno dokumentacijo in preverjanja. Zajeti moramo značilnosti posameznega tipa dokumenta v procesu odobravanja kredita in pripraviti različne delovne procese, ki jih narekujejo te lastnosti.
Vsak proces je sestavljen iz korakov, akcij oz. možnih prehodov med statusi in vsebuje podatek, kateri uporabniki ali skupine uporabnikov sodelujejo oz. potrjujejo v določenem koraku procesa. Te pravice določimo s pogoji (npr. kdo potrjuje kreditni predlog nad določenim zneskom). Možno je nastaviti tudi obveščanja in avtomatske prehode med statusi.
Rešitev omogoča dodajanje novih tipov in vrst dokumentov in zadev ter v povezavi s tem tudi dodajanje novih in spremembo obstoječih delovnih procedur in postopkov (za neomejeno število tipov dokumentov in zadev, delovnih procedur ter postopkov).
V Origami je integriran tudi sistem za spremljanje delovnih nalog. Delovne naloge so sestavni del delovnih tokov in se lahko vežejo na različne zadeve in dokumente.  Izvedene morajo biti (ročno ali avtomatsko) v različnih korakih delovnega toka, njihova izvedba pa je pogoj za prehod v naslednji korak delovnega toka.

Origami omogoča nastavitev delovnega toka glede na lastnosti kredita in stranke.

Slika 3: Origami omogoča nastavitev delovnega toka glede na lastnosti kredita in stranke.

Upravljanje življenjskega cikla dokumenta
Prav tako je omogočeno podrobno upravljanje s stanjem življenjskega cikla vsakega tipa dokumenta (poleg definiranja in spremljanja življenjskega cikla dokumentov v smislu izdelave osnutka, overitve, digitalnega podpisovanja, spremljanja verzij, faz, stanja in poslovnih pravil). Vse te funkcionalnosti so dostopne izključno pooblaščeni osebi.
Hitro in natančno oblikovanje in urejanje tipskih dokumentov
V sistemu obstaja funkcionalnost avtomatične izdelave (generiranja) dokumentov iz predlog obrazcev (npr. analiza komitenta in kreditne sposobnosti, kreditni predlog oz. ponudba) za različne tipe dokumentov, ki omogočajo učinkovito, hitro in natančno izdelovanje tipskih dokumentov z vnaprej definirano vsebino in aktualnimi podatki iz atributov dokumentov.
Hramba dokumentov
Sistem je sposoben prikazati vse dokumente, ki se nanašajo na posameznega komitenta. Običajno jih hranimo oz vodimo na ravni kreditne mape. (npr. kopija osebnega dokumenta,  določene pa povežemo direktno s storitvijo, v našem primeru s kreditom (zahtevek, kreditni predlog, pooblastila…). Nekateri od teh dokumentov imajo rok veljavnosti (npr. potrdilo o prejemkih), po katerem morajo biti na novo osveženi, zato v sistem vnesemo podatke o datumu poteka in statusu dokumenta (lahko vežemo možnost vpogleda v dokument glede na status dokumenta). Vedno urejena in veljavna dokumentacija tako zadosti tudi zahtevam revizije in pripomore k boljšemu obvladovanju tveganj.
Nadzor in optimizacija procesov
Ko imamo proces pod kontrolo, ga lahko tudi izboljšamo. Origami ponuja različna poročila, ki omogočajo pregled nad dejanskim izvajanjem procesov odobravanja oz. obdelovanjem zahtev za kredit (čas trajanja procesa, trajanje posameznih korakov ipd.). Na podlagi teh podatkov lahko ugotavljamo ozka grla in izboljšujemo svoje procese.
Varnost podatkov
Ker gre za zaupne (občutljive) podatke, je pomembno, da imajo lahko različne organizacije oz. organizacijske enote dostop do iste baze podatkov, vendar obdelujejo le podatke, ki se nanašajo na njihov delokrog oz. njihove stranke. Podatki delokroga druge organizacije oz. organizacijske enote ostalim niso na voljo. Vsaka organizacijska enota ima lahko oblikovane svoje delovne tokove, življenjske cikle, vhodno – izhodne module in atribute.
Revizijska sled
V sistemu se nahaja mehanizem za evidentiranje vseh sprememb dokumentov in zadev poleg informacije, kdo je kdaj in kaj spremenil v sistemu. Prav tako se evidentira tudi vsak dostop do dokumenta s strani avtoriziranega uporabnika.
Večjezičnost
Origami omogoča delo v več jezikih sočasno. Uporabnik, z ustreznimi pravicami, ima možnost dodajati nove slovarje za jezike, ki jih želi, in tudi sam definirati njihovo vsebino.

Sistem brez elektronske podpore upravljanja z dokumenti v kreditnem procesu povzroča nepreglednost, slab nadzor in s tem tudi manjšo učinkovitost in varnost poslovanja.
S sistemom za upravljanje z dokumenti Origami, ki zagotavlja dostop do dokumentov v elektronski obliki na enem mestu, znižamo stroške, olajšamo delo bančnim uslužbencem, stranka pa do kredita pride hitreje. Kredit in pripadajočo dokumentacijo je mogoče spremljati skozi celoten proces, torej od prejetega zahtevka do odobritve in končnega poplačila. Tako so zagotovljeni tudi varnost, sledljivost in sprotno obveščanje odgovornih oseb o stanju dokumentov, povezanih s stranko oz. kreditom.

Neli Jašovič